Referenser när du söker jobb: välj, fråga och lämna rätt uppgifter

Välj efter vad personen har sett dig göra

Börja inte med den mest imponerande titeln i kontaktlistan. Börja med arbetsuppgifterna i jobbet du söker. Vilken person kan beskriva hur du har löst liknande uppgifter?

Det kan vara en tidigare chef, en arbetsledare eller en kollega. Har du kort arbetslivserfarenhet kan en praktikhandledare, lärare eller föreningskontakt vara relevant. Arbetsförmedlingens råd om referenser utgår från att personen känner dig och kan ge konkreta beskrivningar, helst från arbete.

Testa varje tänkbar referens mot tre frågor: Vad har vi gjort tillsammans? Vad kan personen faktiskt uttala sig om? Har vi fortfarande tillräcklig kontakt för att jag ska kunna fråga?

Ett fiktivt exempel: Du söker en administrativ roll och har tidigare arbetat i butik. Butikschefen har sett dig ta hand om beställningar och planera bemanning. En högre chef känner bara igen ditt namn. I det läget finns ett tydligare sakligt underlag hos butikschefen.

Hur många referenser ska du ha?

Arbetsförmedlingen anger två eller tre namn som ett vanligt riktmärke. Följ i första hand instruktionen i den aktuella processen. Ett riktmärke är inte ett krav som gäller alla arbetsgivare.

Om du ombeds lämna fler personer än du har, säg det. Försök inte fylla listan med någon som knappt känner dig. Du kan skriva: "Jag har två relevanta referenser från min senaste erfarenhet. Vill ni att jag kompletterar med en handledare från utbildningen?"

Vårt förslag är att ha en privat reservlista. Använd den för att hålla reda på vilka arbetsuppgifter varje person kan beskriva och när du senast frågade om personen vill ställa upp.

Fråga om en rättvisande referens

Fråga innan du delar kontaktuppgifterna. Ge personen utrymme att tacka nej eller förklara att det var länge sedan ni arbetade tillsammans. Det är mer användbart än ett snabbt ja som senare visar sig bygga på dåligt minne.

Här är ett meddelande du kan anpassa. Det är en mall, inte ett verkligt exempel från en kund:

Hej [namn],

Jag söker en tjänst som [roll] och undrar om du vill vara referens. Vi arbetade tillsammans med [uppgift eller projekt] på [arbetsplats], och den erfarenheten är relevant för jobbet.

Känner du att du har tillräckligt underlag för att ge en rättvisande bild av mitt arbete? Jag skickar gärna annonsen och en kort beskrivning av rollen. Säg till om tidpunkten inte passar.

Vänliga hälsningar, [Namn]

Det är rimligt att påminna om en gemensam arbetsuppgift. Det är inte rimligt att be referensen bekräfta resultat som du inte har uppnått eller ett ansvar du aldrig haft.

Skicka ett litet underlag, inte ett manus

När personen har tackat ja kan du skicka jobbannonsen och berätta varför du söker rollen. Lyft fram något ni faktiskt gjorde tillsammans som personen kan vilja minnas inför samtalet.

Vårt förslag på underlag är:

• Rollen, arbetsgivaren och annonsen, om den finns kvar.
• Er arbetsrelation och perioden då ni arbetade tillsammans.
• En eller två uppgifter som är relevanta för den nya rollen.
• Det du vet om kontaktväg och ungefärlig tidpunkt.

Lämpliga minnesanteckningar kan vara "vi planerade inventeringen tillsammans" eller "du handledde mig under praktiken". Undvik färdigskrivna omdömen som personen förväntas läsa upp. Referensen behöver kunna ge sin egen beskrivning.

Använd gärna samma sanna exempel som du förbereder till intervjun. Guiden förbered dig inför intervjun [blocked] hjälper dig att samla dem.

Mall för en tydlig referenslista

Skapa ett separat dokument eller ett mejl med uppgifter som gör arbetsrelationen begriplig. Följ ett eventuellt referensformulär i rekryteringssystemet i stället om arbetsgivaren ber om det.

Skilj på personens nuvarande befattning och rollen personen hade när ni arbetade tillsammans. En tidigare chef kan ha bytt både arbetsgivare och titel.

Lägg inte referenslistan på en öppen portfoliosida. Dela den med den aktuella mottagaren när den behövs, snarare än att sprida andras kontaktuppgifter med varje version av ditt CV.

När den nuvarande chefen inte vet att du söker jobb

Ta upp det med rekryteraren innan du lämnar uppgifter. Du kan exempelvis säga:

Min nuvarande chef känner inte till att jag söker nytt arbete. Jag vill därför att ni stämmer av med mig innan ni kontaktar min nuvarande arbetsplats. Jag kan i det här skedet lämna [relevant alternativ].

Det är ett förslag till hur du kan hantera samtalet, inte en garanti för att alla arbetsgivare accepterar samma upplägg. Fråga vad de behöver verifiera och diskutera vilka personer eller underlag som kan svara på just den frågan.

Om kontakten med en tidigare chef varit svår, beskriv alternativet sakligt. En lång redogörelse för en gammal konflikt behöver inte vara utgångspunkten för samtalet om referenser.

När du inte har en tidigare chef som referens

Gör en tidslinje över praktik, utbildning, uppdrag och ideellt arbete. Skriv vem som såg dig ta ansvar i varje sammanhang. Fråga sedan den person vars insyn passar jobbet bäst och förklara relationen för rekryteraren.

En lärare kan exempelvis uttala sig om ett projekt och hur du tog till dig återkoppling. Personen ska inte presenteras som om den varit din arbetsledare i en anställning. En vän som bara känner dig privat ger ett annat slags underlag än någon som faktiskt har lett ditt arbete.

Vid erfarenhet från ett annat land kan du föreslå en kontakt på ett gemensamt språk eller fråga om ett skriftligt omdöme fungerar som komplement. Först klargör du vad arbetsgivaren behöver, sedan väljer ni en praktisk väg.

Vad arbetsgivaren får göra med uppgifterna om dig och dina referenser

Referenstagning innebär att någon annan lämnar uppgifter om dig och att arbetsgivaren antecknar dem. Integritetsskyddsmyndigheten skriver att personuppgifter i en ansökan, anteckningar från intervjuer och referenser får behandlas så länge de behövs för rekryteringen, och att de därefter som utgångspunkt ska raderas eller avidentifieras. Behandlingen får inte heller vara mer omfattande än vad ändamålet kräver.

Det får två praktiska följder för dig. Du kan fråga arbetsgivaren vad som sparas och hur länge, särskilt om du inte får tjänsten. Och eftersom din referens namn, telefonnummer och omdöme blir uppgifter som arbetsgivaren hanterar, ska du alltid fråga personen innan du lämnar ut kontaktuppgifterna.

Vägledningen riktar sig till arbetsgivaren och säger ingenting om hur du väljer dina referenser. Det gör ingen myndighet — valet är ditt, och råden i den här guiden är våra.

Behöver "referenser lämnas på begäran" stå i CV:t?

Formuleringen går att använda, men den är inte nödvändig i varje CV. Vårt råd är att prioritera relevant erfarenhet när utrymmet är knappt och ha en referenslista redo separat. Ber arbetsgivaren om referenser redan i ansökan ska du följa den instruktionen.

Se också guiden om att skriva CV [blocked] och översikten över rekryteringsprocessen [blocked].